Een gedeeld postvak openen
U hebt vooraf toegangsrechten nodig. Meld u aan met uw eigen werkaccount; een gedeeld postvak heeft geen apart wachtwoord nodig. Ontbreekt toegang? Vraag onze servicedesk om dit te controleren.
Windows: nieuwe Outlook
- Herstart Outlook nadat uw toegang is toegekend. Het postvak kan automatisch verschijnen.
- Zo niet: klik met de rechtermuisknop op uw account in de mappenlijst. Kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Vul het e-mailadres van het gedeelde postvak in en voeg het toe. Kijk ook onder Gedeeld met mij.
Windows: klassieke Outlook
- Kies Bestand → Accountinstellingen → Accountinstellingen.
- Selecteer uw Microsoft 365-account en kies Wijzigen → Meer instellingen → Geavanceerd.
- Kies Toevoegen, vul de naam van het gedeelde postvak in en bevestig. Herstart Outlook indien nodig.
Outlook op het web
- Open Outlook op het web (nieuw tabblad) met uw eigen werkaccount.
- Klik met de rechtermuisknop op Mappen en kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Vul het adres van het gedeelde postvak in. Voor een apart venster kunt u via uw profiel Ander postvak openen kiezen.
Outlook op Mac
- Open Extra → Accounts en selecteer uw eigen werkaccount.
- Kies Delegeren en delen → Gedeeld met mij.
- Klik op +, zoek het gedeelde postvak en voeg het toe.
Outlook op Android, iPhone of iPad
- Open de Outlook-app en meld u aan met uw eigen werkaccount.
- Open het accountmenu en kies Account toevoegen → Gedeeld postvak toevoegen.
- Selecteer uw bevoegde werkaccount als u meerdere accounts gebruikt. Voeg het adres van het gedeelde postvak toe.
Wilt u namens het gedeelde adres mailen? Controleer het veld Van. Leestoegang en verzendrechten kunnen verschillen.
Microsoft: Windows en web (nieuw tabblad) · Mac (nieuw tabblad) · Android en iOS (nieuw tabblad)
Een afwezigheidsbericht instellen
- In nieuwe Outlook of op het web: open Instellingen → Accounts → Automatische antwoorden. In klassieke Outlook: kies Bestand → Automatische antwoorden.
- Schakel automatische antwoorden in en stel begin- en eindtijd in.
- Schrijf een kort bericht met uw terugkeerdatum en een bereikbaar alternatief. Controleer ook de tekst en doelgroep voor externe afzenders.
- Sla op en controleer het ingestelde tijdvak. Zonder eindtijd moet u de antwoorden zelf uitschakelen.
De benamingen kunnen per versie verschillen. Voor een gedeeld postvak zijn de beschikbare instellingen afhankelijk van uw rechten en Outlook-versie.
Verdachte mail melden
- Klik niet op links en open geen bijlagen wanneer u de afzender of inhoud niet vertrouwt.
- Selecteer het bericht en kies in Outlook Rapporteren → Phishing. De precieze knop hangt af van uw versie en de instellingen van uw organisatie.
- Ontbreekt de knop of twijfelt u? Neem contact op met onze servicedesk. Al geklikt, gegevens ingevuld of een onverwacht aanmeldverzoek goedgekeurd? Bel ons meteen.
Rapporteren in Outlook is geen dringende supportmelding bij Eagle IT.
Microsoft Authenticator & MFA (2FA)
Tweestapsverificatie (MFA / 2FA) voegt een extra beveiligingslaag toe aan uw Microsoft 365-account en mailbox. Naast uw e-mailadres en wachtwoord bevestigt u uw aanmelding met een goedkeuring of tijdelijke code op uw smartphone. Zo blijft uw mailbox beschermd, zelfs wanneer uw wachtwoord in verkeerde handen zou vallen.
Voorbereiding: als medewerker voert u onderstaande stappen uit zodra MFA voor uw organisatie door de Eagle IT-servicedesk is geactiveerd. Meld u op uw computer aan via login.microsoftonline.com (nieuw tabblad) met uw zakelijke e-mailadres en wachtwoord, en volg het stappenplan dat past bij het scherm dat u te zien krijgt:
Via de Microsoft Authenticator-app (aanbevolen)
- Ziet u na het aanmelden op login.microsoftonline.com (nieuw tabblad) de melding Meer informatie vereist (More information required)? Klik op Volgende (Next). Wilt u zelf een extra methode toevoegen of een nieuwe telefoon koppelen? Ga dan rechtstreeks naar mysignins.microsoft.com/security-info (nieuw tabblad) en klik op + Aanmeldingsmethode toevoegen → Microsoft Authenticator.
- Installeer Microsoft Authenticator op uw smartphone via de Google Play Store (Android) (nieuw tabblad) of de Apple App Store (iOS) (nieuw tabblad).
- Open de Authenticator-app op uw smartphone, tik op Account toevoegen (+) en kies Werk- of schoolaccount → QR-code scannen.
- Geef de app toestemming om de camera te gebruiken en scan de QR-code die op uw computerscherm staat.
- Getalherkenning (Number Matching) bevestigen: Microsoft toont op uw computerscherm een getal van 2 cijfers. Voer dat exacte getal in op uw smartphone in de Microsoft Authenticator-app en tik op Goedkeuren. Uw registratie is nu klaar.
Via sms-code (indien zo ingesteld voor uw organisatie)
- Wanneer uw gsm-nummer vooraf gekoppeld is of u kiest voor Authenticatie-telefoon (Authentication phone), ontvangt u na het invullen van uw wachtwoord een sms met een tijdelijke 6-cijferige verificatiecode.
- Vul deze code in bij Code invoeren (Enter code) en klik op Verifiëren (Verify).
- Deze eenmalige instelling blijft actief tot u van telefoonnummer verandert.
Aanmelden op een nieuw toestel en ‘Aangemeld blijven’
- Meld u aan met uw e-mailadres en wachtwoord.
- Op uw computerscherm verschijnt een getal van 2 cijfers. Open de melding in Microsoft Authenticator op uw smartphone, tik datzelfde getal in en bevestig met Goedkeuren (en je pincode, gezichtsherkenning of vingerafdruk). Keur uitsluitend verzoeken goed die u op dat moment zelf hebt gestart.
- Bij de vraag Aangemeld blijven? (Stay signed in?) vinkt u Niet meer vragen en Ja (Yes) alleen aan op een toestel waarop u zelf werkt en op een vertrouwde locatie.
Nieuwe telefoon of geen toegang meer tot uw oude toestel? Neem contact op met de servicedesk voordat u uw oude methode of app verwijdert.
Bron: Microsoft: beveiligingsgegevens en Authenticator instellen (nieuw tabblad)